E-Mail: So sicher wie eine Postkarte

Der Hacking-Angriff auf Sony hat die Vielschichtigkeit der Kommunikation an der Führungsspitze des Unternehmens offengelegt. Mit anderen Worten:  Die gehackten und veröffentlichten E-Mails enthielten Texte, die so nie geschrieben worden wären, wenn die Autoren damit hätten rechnen müssen, dass diese Inhalte je an die breite Öffentlichkeit gelangen. Deshalb kann es nicht schaden, dass wir uns wieder einmal an einige Verhaltensregeln erinnern, die das Risiko peinlicher und teurer Datenlecks minimieren.

Ein Hack-Angriff,der Sony dazu brachte, die Veröffentlichung eines bereits fertig-
gestellten Filmes zu stoppen. Immerhin ist der Trailer (noch) auf YouTube zu sehen.

Edward Snowden, die NSA, Wikileaks und jetzt Sony – eigentlich sollte es uns schon lange klar geworden sein, dass es kaum sichere digitale Kommunikation gibt.  Es müssen nicht mal immer Hacker sein, die Einblick in privatgeglaubte E-Mails verlangen, auch Gerichte greifen immer wieder auf die auf Unternehmensservern gespeicherten Nachrichten zu. Gegenwärtig ist Apple von einem derartigen Verfahren betroffen, wie u.a. die FAZ berichtet:

“Steve Jobs ist vor mehr als drei Jahren gestorben, aber der Mitgründer und langjährige Vorstandsvorsitzende des Elektronikkonzerns Apple ist weit davon entfernt, in Vergessenheit zu geraten. Nicht nur wird sein Nachfolger Tim Cook immer wieder an ihm gemessen und muss sich fragen lassen, ob Apple die Innovationskraft aus der Jobs-Ära bewahren kann. Jobs spielte nach seinem Tod auch in mehreren spektakulären Kartellverfahren gegen Apple eine Rolle. Wiederholt kamen dabei alte E-Mails ans Licht, die den Eindruck erweckten, dass Jobs sich kein bisschen um Regeln schert und unerlaubte Absprachen für ihn zum Alltag gehörten…“

Wer also per E-mail kommuniziert – und wer tut das nicht – tut gut daran, sich mit seinen Äusserungen an gewisse Regeln zu halten, die eigentlich alle vom gesunden Menschenverstand vorgegeben werden.
Vier solche Regeln werden in einem aktuellen Artikel der “Welt“ aufgelistet und erläutert. Eine der wichtigsten Regeln, die der Autor dabei aufführt, betrifft den digitalen Klatsch. Es empfehle sich, dabei die gleichen Massstäbe anzulegen, wie beim Klatschen in der Öffentlichkeit, da man nie wisse, wer noch mithöre.
Für Unternehmen sollten zusätzliche Sicherheitsmassnahmen ergriffen werden:

“Wer unbedingt geheimes oder potenziell geschäftsschädigendes Material per Mail verschicken will, sollte die Nachricht von Ende zu Ende verschlüsseln und die Schlüsseldatei separat vom Firmennetz aufbewahren. Alles, was unverschlüsselt auf einem Mail-Server im Firmennetz liegt, kann und wird mitgelesen: von Administratoren, Compliance-Ermittlern, Wirtschaftsprüfern, Hackern und Staatsanwälten. Definitiv sollten keine Mails mit sensiblen Inhalten unverschlüsselt verschickt werden, vor allem nicht an Adressaten außerhalb des eigenen Firmennetzwerkes, denn Mails sind wie Postkarten: Sind sie unterwegs, kann jeder draufschauen.“

Dreist oder schlau? Ferien-E-Mails einfach löschen!

Vielbeschäftigte Leute haben heute  eindeutig mehr Probleme, mal eine Pause einzulegen, als zu vordigitalen Zeiten. Das gilt auch für die Sommerferien. Wenn es dann mal soweit ist, dass man vom Geschäft weggekommen ist, stellt sich nicht nur die Frage, ob man am mobilen Telefon zumindest für gewisse Kollegen, Vorgesetzte oder gar Kunden erreichbar bleiben möchte, sondern auch, ob man den persönlichen E-Mail-Briefkasten offen lassen oder abschliessen soll. Die Aussicht auf einige Hundert oder gar einige Tausend  Nachrichten, die nach den Ferien warten, können die Aussicht auf den Arbeitsanfang schon ganz schön trüben.

In den Ferien - am Strand oder auf dem Schiff: Wer will da an E-Mails denken!

Comparis.ch hat es dieses Jahr untersuchen lassen: 56 Prozent aller berufstätigen Schweizer sind in den Ferien für den Chef und die Arbeitskollegen erreichbar. Bei den Tessinern sind es zwei Drittel. 43 Prozent der Befragten, die in den Ferien erreichbar sind, gaben an, dass ihr Arbeitgeber das von ihnen erwarte.

Die meisten berufstätigen Schweizer belassen die Ferienarbeit allerdings  bei einer Notfall-Bereitschaft. Regelmässig mit der Arbeitsstelle telefoniert nur jeder Achtzehnte. (Unter den Tessinern ist es jeder Achte). Immerhin: Beim Lesen geschäftlicher E-Mails während der Erholungszeit sind die Schweizer konsequenter im Abschalten: Für zwei von drei Ferienmacher ist das ein Tabu. Das Problem stellt sicvh dann, wenn man vom Strand zurückkommt: Auf viele Arbeitnehmer wartet dann eine zum Bersten volle Mailbox. Dabei liesse sich das eigentlich ganz einfach vermeiden. Zum Beispiel indem man Mails, die während der Ferien eintreffen, ganz einfach löscht und den Absendern mitteilt, wann man wieder verfügbar ist. Wenn dann auch noch die Adresse eines Kollegen angegeben werden kann, für dringende Fälle, kann ja eigentlich gar nichts mehr passieren.

Genau dieser Modus Operandi scheint sich jetzt langsam breitzumachen. Kein Wunder: Es kann sich auch für den Arbeitgeber nicht lohnen, wenn sich die Mitarbeiter nach den Ferien erst mal tagelang abmelden, weil sie ihre E-Mails aufarbeiten müssen. So beschreibt die BCC auf ihrer Website die Vorteile einer Ferien-E-Mail-Blockade und auch der Spiegel hat sich dem Thema gewidmet:

“DerUmgang mit den Bergen ungelesener E-Mails, die einen modernen Büroarbeiter nach einem zwei- oder dreiwöchigen Urlaub erwarten, ist eines der großen ungelösten Probleme der Gegenwart. Wer ernsthaft darangeht, jede auch nur halbwegs interessant aussehende E-Mail zu öffnen und zu lesen, verbringt damit bei 1500 E-Mails und einer Bearbeitungsdauer von, sind wir mal großzügig, durchschnittlich 30 Sekunden pro E-Mail etwa 12,5 Stunden. Das sind mehr als 1,5 Arbeitstage. Der Großteil dieser Zeit wird zwangsläufig in sehr unproduktive Tätigkeiten investiert, nämlich
das Löschen von Spam aller Art,das Lesen und Löschen von E-Mails, die sich längst erledigt haben,das Lesen und Löschen von E-Mails, die einen nur erreicht haben, weil der Absender wieder einmal allzu liberal mit dem cc-Feldumgegangen ist."

Genau aus diesem Grunde hat zum Beispiel Daimler seit mehr als einem Jahr allen Angestellten das Recht gegeben, festzulegen, dass alle E-Mails, die in seiner Urlaubszeit auflaufen, gelöscht werden. Das habe den Zweck, dass die Belegschaft in Ruhephasen noch besser 'abschalten' könne, schreibt der Spiegel, der dann allerdings auch das Beispiel eines Berliner Politikers aufbringt, der mit genau diesem Verhalten einen Teil seiner Wählerschaft (und einige Journalisten) ärgert. Die Bild-Zeitung haut den Politiker in die Pfanne – mit der Überschrift:

"Weil er nach dem Urlaub seine Ruhe haben will: Dreister Stadtrat lässt alle E-Mails ungelesen löschen."

Netzwerken statt e-mailen - die Zukunft der Kommunikation?

Ein modisches neues Schlagwort sorgt in der Kommunikationsszene für Diskussionen: Es heisst Zero-e-Mail und bedeutet genau das – keine e-Mails mehr. Tatsächlich gibt es gute Gründe, den Gebrauch von e-Mails zu beschränken – auf das wirklich Wichtige, zum Beispiel.

E-Mail ist eines der schnellsten und praktischsten
Kommunikationsmittel überhaupt. Trotzdem hat es in
vielen Unternehmen die Produktivität nicht gesteigert,
sondern hemmt sie. Das Problem: Es werden zu viele
überflüssige Mails verschickt.

Führend im Krieg gegen die e-Mail-Flut ist der Französische IT-Konzern Atos. Dessen Boss Thierry Breton hat schon vor zwei Jahren angekündigt, dass er in seinem Unternehmen ohne die elektronische Post auskommen will. Sein Deutscher Statthalter Winfried Holz hat jetzt in einem Interview mit der Computerwocheangekündigt, dass dieses Ziel bis Ende dieses Jahres erreicht sein werde. Zitat:

“Wenn wir die Verhandlungen in diesem Quartal abgeschlossen haben, geht es konkret in die Umsetzung. Es gibt bereits eine Pilotvereinbarung, die Tests laufen und die ersten Mitarbeiter beginnen damit zu arbeiten. Der gesamte Rollout für alle Mitarbeiter in Deutschland soll dann ab dem 1. Juli starten. So sieht der Umsetzungszeitplan aus. […]
Das Projekt, das mit der Ankündigung im Februar 2011 eingeläutet wurde, hat im Grunde mehrere Phasen. Die erste Phase bestand aus einer Analyse. Hier haben wir das E-Mail-Verhalten bei Atos intensiv untersucht und gemessen. Daraus konnten wir wichtige Erkenntnisse gewinnen. Parallel dazu haben wir uns auf dem Markt nach Tools umzuschauen. Wir wollen die E-Mail durch ein Enterprise Social Network (ESN) ablösen. Die Zahl der Tools hat uns allerdings überrascht - wir haben insgesamt über 200 Werkzeuge gefunden. In der Endauswahl haben wir uns mit zwei Tools intensiver beschäftigt. Dafür gab es dann auch Pilot-Communities mit jeweils über 500 Mitarbeitern. Schließlich haben wir uns für BlueKiwi entschieden, ein französisches Startup-Unternehmen, das wir letzten Endes auch erworben haben.“

Tatsächlich hat die e-Mail-Flut in vielen Unternehmen gigantische Ausmasse erreicht. Die Welt zitiert das Marktforschungsunternehmen Radicati:

“ Weltweit werden 145 Milliarden E-Mails verschickt – pro Tag. 2016 sollen es schon 192 Milliarden sein, prognostiziert der Marktforscher Radicati Group. Berechnungen zufolge sind Angestellte von Unternehmen gut 20 Stunden in der Woche allein damit beschäftigt, E-Mails zu schreiben, zu sortieren, zu löschen und zu beantworten. Die Frage ist: Ist diese Zeit gut investiert?“

Eine berechtigte Frage. Die Erfahrung wird zeigen, ob sich die Flut an überflüssigen Informationen auf unternehmenseigenen Social Networks stoppen lässt… oder ob es nicht eher die User sind, die durch falsche Verhaltensweisen zur e-Mail-Flut geführt haben und die auch beim Netzwerken wieder über die Stränge schlagen werden. Der Mensch kommuniziert halt einfach gerne – ob’s nun immer produktiv ist, oder nicht, ist oft zweitrangig - auch im Berufsleben.

Weshalb e-Mails versickern

Auch wenn die Aussage: „Ich habe deine e-Mail-Nachricht nicht bekommen“ in den meisten Fällen schlicht eine Ausrede ist – nicht gelesen, schon gelöscht, den Auftrag nicht erledigt, wäre in vielen Fällen die ehrlichere Aussage - gibt es tatsächlich handfeste Gründe für das Verschwinden von e-Mails. Der Versender wird meistens automatisch über Verbindungsprobleme in Kenntnis gesetzt.

Spiegel Online erklärt in einem Artikel, wie solche Nachrichten aussehen und wie sie zu verstehen sind. Zum Beispiel:

“Jede Fehlermeldung beginnt mit einer dreistelligen Zahl. […] Bei der Analyse einer Fehlermeldung interessiert zunächst, mit welcher Ziffer der Fehlercode beginnt. So sind Fehler mit einer Vier am Anfang lediglich von vorübergehender Natur. Das heißt, Sie erhalten zwar eine E-Mail mit einem Fehlerbericht, können diese aber ignorieren. Eine typische Fehlermeldung ist, dass die Zustellung verzögert erfolgt. Das erkennen Sie auch an folgendem Text der Mail: "This is an automatically generated Delivery Status Notification. This is a warning message only. You do not need to resend your message. Delivery to the following recipients has been delayed." Sinngemäß bedeutet dieser Text, dass er automatisch nur zu Ihrer Information erstellt wurde, da sich die Zustellung Ihrer E-Mail lediglich verzögern wird. Sie müssen die Nachricht nicht nochmal verschicken. Um Fehler mit einer Fünf am Anfang müssen Sie sich hingegen sofort kümmern, denn die sind dauerhafter Art. Sollte ein Fehler mit einer Vier am Anfang nach einiger Zeit noch nicht behoben sein, erhalten Sie eine weitere Info-Mail. Im Text der Nachricht finden Sie dann einen Fehlercode, dessen Nummer mit der Ziffer Fünf beginnt.“