E-Mail: Den Zenith überschritten?

Zu dieser Einschätzung kommt die Computerwoche in einer ausführlichen Analyse über den Zustand des Kommunikationsmittels e-Mail. Zwar werden täglich immer noch Milliarden von Mails verschickt – Spam inklusive – doch gibt es immer mehr Firmen, die sich aktiv mit Kosten-Nutzen-Analysen von e-Mail auseinandersetzen.

Studien zeigen, dass sich Führungsmitarbeiter wöchentlich während vieler Stunden mit dem Lesen und Schreiben von e-Mails herumschlagen. Das würde sich ja lohnen, wenn dabei wenigstens gewinnbringende Informationen ausgetauscht werden. Doch dem ist oft nicht so. Zitat aus der CW:

“Eine Studie des britischen Henley Management College belegt die Aussage, was die Belastung der Manager betrifft. Die britische Universität hat in einer europaweiten Erhebung den Mail-Verkehr von 180 Führungskräften analysiert. Knapp ein Drittel der Nachrichten seien irrelevant, lautet das Urteil. Hochgerechnet auf das gesamte Berufsleben verschwenden Manager demnach drei Jahre mit dem Bearbeiten unwichtiger Nachrichten…“

Was tun?

Die Computerwoche hat einen IT-Konzern gefunden, der die Lösung darin sieht, e-Mails ganz aus der internen Kommunikation zu verbannen. Der globale IT-Dienstleister Atos glaubt, damit einen Schritt in die Zukunft zu machen:

“Binnen drei Jahren will das Unternehmen die E-Mail komplett aus der internen Kommunikation verbannen. "Wir können noch nicht genau alle erforderlichen Schritte bis zu diesem Ziel abschätzen. In Teilbereichen konnten wir aber bereits alternative Kommunikationskanäle einführen, die den Informationsaustausch beschleunigen und verbessern…“

Der das sagt, ist der Deutsche Atos CTO. Tatsächlich gibt es ja gute Gründe, den Umgang mit e-Mail im Geschäft zumindest zu regulieren. Darauf geht die CW m Kapitel: “Kostenexplosion durch e-Mail“ ein:

“Für Unternehmen ist die falsche E-Mail-Nutzung aber alles andere als komisch, sie ist ineffizient und kostet Geld. Das zeigt sich zuerst in der IT: Das wachsende Mail-Volumen durch grosse und mehrfach verschickte Attachments beansprucht immer mehr Speicherplatz und Backup-Systeme.Zudem gefährden die übermittelten und in vielen unterschiedlichen Postkörben abgelegten Dokumente die Compliance-Regelungen der Firmen. Das unstrukturierte Speichern relevanter Informationen untergräbt die Transparenz, erschwert die Archivierung und verursacht Gesetzesverstösse. Ineffizienzen entstehen zudem, wenn Dokumente an Projektmitglieder oder Kollegen mit der Bitte um Ergänzungen, Korrekturen und Kommentare verschickt werden. Stehen auf dem Verteiler mehrere Personen, ist eine eindeutige Versionierung der Unterlagen unmöglich. Für neue Projektmitarbeiter, die sich etwa über den aktuellen Stand der Dokumentation informieren wollen, ist das fatal.“

Wir empfehlen den ganzen Artikel, der übrigens unter dem Titel: “Nachruf auf die elektronische Post: e-Mail als Opfer ihres Erfolgs“ erschienen ist,  als Lesestoff. Wir glauben allerdings nicht daran, dass e-Mail auf dem Sterbebett liegt – dafür ist diese Kommunikationsart schlicht zu praktisch. Vor 20 Jahren war e-Mail noch revolutionär. Heute kann die Belastung durch elektronische Post zwar oft stressig werden, trotzdem ist e-Mail immer noch eine elegante, günstige und blitzschnelle Art zu kommunizieren – wenn man vernünftig damit umgeht! 

Was du heute kannst besorgen

Wie haben wir eigentlich früher die Tage im Büro verbracht – damals, als es noch keine digitale In-Box gab, die täglich oder öfter abgearbeitet werden muss? Es ist keine Frage, dass die digitale Kommunikation viel Erleichterung gebracht hat, aber auch zusätzlichen Aufwand. Wer die elektronische Post richtig behandelt, kann den Aufwand allerdings in Grenzen halten.

E-Mail ist eigentlich eine sehr effiziente Form der Kommunikation. Im Gegensatz zum Telefon, muss der Partner nicht in der Lage sein, sofort zu antworten, sondern kann das tun, wenn er dafür Zeit hat. Abgesehen von allem nutzlosen Spam und anderem digitalem Schrott, der ja heutzutage gottseidank zum grössten Teil ausgefiltert wird, ist gerade dies aber auch der Schwachpunkt des digitalen Nachrichtenverkehrs: Mitteilungen werden mal kurz gelesen, dann zur Seite gelegt – und dann vergessen. Oft ist die Nachrichtenflut ganz einfach grösser, als die Arbeitsdisziplin. Obwohl wir ja eigentlich alle schon lange wissen, wie mit e-Mail umzugehen ist, gibt es doch immer wieder nützliche Tipps zum Thema e-Mail-Management. Die aktuellste Ausgabe ist auf computerwoche.de zu finden. Zitat:

“Stellen Sie sich bei jeder Mail die Frage, ob Sie antworten müssen. Wenn nicht, löschen oder archivieren Sie die Mail. Sofern Sie sie nur einige Zeit speichern möchten, verschieben Sie sie in den Papierkorb. Dann ist die Mail zwar nicht mehr in der Übersicht gelistet, aber immer noch greifbar.“

Unter dem Titel “Ordnung machen im e-Mail-Chaos“ zeigt die CW in einem zweiten Teil des Artikels auch auf, wie e-Mails effizient organisiert werden können.

Ausserdem gibt es immer noch e-Mail-Spezialisten, die auch Workshops durchführen, um den richtigen Umgang mit e-Mail zu trainieren. Zum Beispiel die deutsche Webgold Akademie, die auch in der Schweiz tätig ist.

Für uns ist die wichtigste Regel im Umgang mit e-Mail eine, die es schon lange vor dem Anbruch des digitalen Zeitalters gab: 

"Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen" 

hiess es schon damals. Kein schlechter Tipp, der sicher Nutzen bringen könnte, vor allem für all jene User, die ihre Mails wochenlang verschlampen und dann ganz vergessen – wir wissen, ob wir gemeint sind!

Wer gerade Zeit hat, eine kleines Auffrischungskapitel zum Thema zu lesen, der kann das tun: Das Beratungs- und Informationszentrum Eklektronischer Geschäftsverkehr in Hessen stellt einen Leitfaden im Net zur Verfügung, der die wichtigsten Punkte in einem relativ kurzen Artikel auflistet. 

Wo Spam aufhört und Marketing anfängt

E-Mail Marketing oder Spam? Diese Frage stellt sich fast bei jedem Massenversand. Das Ziel des Versenders ist es natürlich, dass seine Nachricht erst mal durchkommt und dann auch gelesen wird. Um dies zu erreichen, sind einige Regeln einzuhalten.

Wie jeder Internetanwender weiss, ist e-Mail trotz Spam-Problematik ein sehr beliebtes Marketingmedium. Es ist günstig und schnell, und wenn es richtig angewandt wird, kann es sehr erfolgreich sein. Im Gegensatz dazu, können schlechte e-Mail-Kampagnen dem Ansehen eines Unternehmens durchaus schaden. Die Deutsche Firma Emailvision hat die fünf größten Fauxpas im e-Mail-Marketing unter die Lupe genommen und gibt Tipps, wie sich Fehler bei Planung, Versand und Steuerung von Kampagnen vermeiden lassen:

 • Absender unbekannt: Wer Newsletter ohne transparente Identität verschickt, läuft Gefahr, dass die e-Mails ungelesen gelöscht oder schlimmer noch, als Spam markiert werden. Marketingverantwortliche sollten daher auf Seriosität setzen und darauf achten, sich und ihr Unternehmen über die Absenderadresse und die Betreffzeile deutlich zu kennzeichnen.

 • Überlänge: Unverhältnismäßig lange Newsletter vertreiben die Kundschaft. Je länger eine e-Mail, desto wahrscheinlicher ist, dass sich der Leser entscheidet, sie später zu lesen. Nach einigen Tagen wird die e-Mail als alt aussortiert und gelöscht. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Die Botschaft sollte kurz und knapp gehalten werden, alle wichtigen Informationen enthalten und auf den Punkt gebracht sein.

 • Lückenhafte Datenbank: Werden Kampagnen über eine unvollständige Datenbank verschickt, enthalten die Newsletter eventuell nicht die komplette Anrede. Mit der Begrüßung „Sehr geehrte/r Herr/Frau ___“ werden sich jedoch die wenigsten Kunden zum Weiterlesen bewegen lassen. Eine gut gepflegte, umfassende und ausreichend segmentierte Datenbank ist daher das A und O jeder e-Mail-Marketingkampagne.

 • Ablenkendes Bildmaterial: Bilder fangen die Aufmerksamkeit des Lesers und können die Botschaft eines Newsletters unterstützen – vom Text ablenken dürfen sie allerdings nicht. e-Mails sollten daher ein ausgewogenes Text- /Bildverhältnis haben und zum Thema der Kampagne passen. Unruhige Hintergründe und übergroße Bilder sind tabu.

 • Langweilige Betreffzeilen: Das Thema einer e-Mail ist die Visitenkarte der Kampagne. Hat die Betreffzeile keine eindeutige Aussage oder erregt wenig Aufmerksamkeit, bleibt die Öffnungsrate niedrig. Die Betreffzeile muss deshalb in wenigen Worten erklären, warum es die e-Mail wert ist, geöffnet zu werden.