E-Mail: Den Zenith überschritten?

Zu dieser Einschätzung kommt die Computerwoche in einer ausführlichen Analyse über den Zustand des Kommunikationsmittels e-Mail. Zwar werden täglich immer noch Milliarden von Mails verschickt – Spam inklusive – doch gibt es immer mehr Firmen, die sich aktiv mit Kosten-Nutzen-Analysen von e-Mail auseinandersetzen.

Studien zeigen, dass sich Führungsmitarbeiter wöchentlich während vieler Stunden mit dem Lesen und Schreiben von e-Mails herumschlagen. Das würde sich ja lohnen, wenn dabei wenigstens gewinnbringende Informationen ausgetauscht werden. Doch dem ist oft nicht so. Zitat aus der CW:

“Eine Studie des britischen Henley Management College belegt die Aussage, was die Belastung der Manager betrifft. Die britische Universität hat in einer europaweiten Erhebung den Mail-Verkehr von 180 Führungskräften analysiert. Knapp ein Drittel der Nachrichten seien irrelevant, lautet das Urteil. Hochgerechnet auf das gesamte Berufsleben verschwenden Manager demnach drei Jahre mit dem Bearbeiten unwichtiger Nachrichten…“

Was tun?

Die Computerwoche hat einen IT-Konzern gefunden, der die Lösung darin sieht, e-Mails ganz aus der internen Kommunikation zu verbannen. Der globale IT-Dienstleister Atos glaubt, damit einen Schritt in die Zukunft zu machen:

“Binnen drei Jahren will das Unternehmen die E-Mail komplett aus der internen Kommunikation verbannen. "Wir können noch nicht genau alle erforderlichen Schritte bis zu diesem Ziel abschätzen. In Teilbereichen konnten wir aber bereits alternative Kommunikationskanäle einführen, die den Informationsaustausch beschleunigen und verbessern…“

Der das sagt, ist der Deutsche Atos CTO. Tatsächlich gibt es ja gute Gründe, den Umgang mit e-Mail im Geschäft zumindest zu regulieren. Darauf geht die CW m Kapitel: “Kostenexplosion durch e-Mail“ ein:

“Für Unternehmen ist die falsche E-Mail-Nutzung aber alles andere als komisch, sie ist ineffizient und kostet Geld. Das zeigt sich zuerst in der IT: Das wachsende Mail-Volumen durch grosse und mehrfach verschickte Attachments beansprucht immer mehr Speicherplatz und Backup-Systeme.Zudem gefährden die übermittelten und in vielen unterschiedlichen Postkörben abgelegten Dokumente die Compliance-Regelungen der Firmen. Das unstrukturierte Speichern relevanter Informationen untergräbt die Transparenz, erschwert die Archivierung und verursacht Gesetzesverstösse. Ineffizienzen entstehen zudem, wenn Dokumente an Projektmitglieder oder Kollegen mit der Bitte um Ergänzungen, Korrekturen und Kommentare verschickt werden. Stehen auf dem Verteiler mehrere Personen, ist eine eindeutige Versionierung der Unterlagen unmöglich. Für neue Projektmitarbeiter, die sich etwa über den aktuellen Stand der Dokumentation informieren wollen, ist das fatal.“

Wir empfehlen den ganzen Artikel, der übrigens unter dem Titel: “Nachruf auf die elektronische Post: e-Mail als Opfer ihres Erfolgs“ erschienen ist,  als Lesestoff. Wir glauben allerdings nicht daran, dass e-Mail auf dem Sterbebett liegt – dafür ist diese Kommunikationsart schlicht zu praktisch. Vor 20 Jahren war e-Mail noch revolutionär. Heute kann die Belastung durch elektronische Post zwar oft stressig werden, trotzdem ist e-Mail immer noch eine elegante, günstige und blitzschnelle Art zu kommunizieren – wenn man vernünftig damit umgeht!